Cómo Personalizar Correos Electrónicos para que Se Sientan Cercanos y Humanizados

Todos hemos recibido esos correos impersonales que terminan en la papelera sin siquiera ser abiertos. Es una pena que, habiendo tantos recursos disponibles para entender mejor a los lectores, todavía existan mensajes que parecen genéricos. La personalización de correos electrónicos es esencial para que el receptor se identifique de alguna forma con el contenido. Cuando ve su nombre en el asunto o en el saludo inicial, siente algo más de afinidad. Pero la cosa no se queda ahí: también hay que adaptar el contenido en sí.

No se trata solo de usar la etiqueta “Hola, [Nombre]”. La magia ocurre cuando conocemos los gustos, aficiones o necesidades específicas de las personas. Por ejemplo, si alguien se descargó un ebook sobre recetas de cocina, podríamos ofrecerle tips de alimentación saludable o recomendaciones de nuevos platillos para variar el menú. Si alguien asistió a un taller sobre productividad, podríamos mandarle estrategias para organizar su día de manera más eficiente. Esta sensación de recibir información verdaderamente relevante crea un puente de conexión con la audiencia.

Sentido de exclusividad

El ser humano, por naturaleza, quiere sentirse especial. Cuando un correo se dirige a ti con un contenido que te resuena, que va de la mano con lo que habías estado buscando o leyendo, de inmediato te dices: “Oye, esto me habla a mí”. Ese sentido de exclusividad no es solo una estrategia de venta, sino un acercamiento comunicativo que genera lealtad y reciprocidad.

Imagina que compras un producto digital y, al cabo de unos días, recibes un correo dándote seguimiento, preguntándote cómo te fue, y ofreciéndote un recurso extra que complementa tu experiencia. Ese correo te hace sentir considerado, y no solo uno más en la multitud. Esto, por supuesto, también beneficia al emisor, porque mejora la retención y aumenta la probabilidad de que recomiendes el contenido a otros.

Paso a paso para conocer a tu audiencia

Conocer a tu audiencia en detalle te permite desarrollar correos hiper relevantes. Sin esta fase, podrías quedarte en un nivel de personalización muy superficial. A continuación, te presento un método paso a paso para hacerte con información clave.

Identifica a tu público ideal

El primer paso es tener claro a quién quieres escribirle. ¿Amas de casa que están buscando tips de ahorro de tiempo en la cocina? ¿Profesionales del área de diseño gráfico con ganas de profundizar en herramientas de ilustración? ¿Estudiantes universitarios con poco presupuesto? Cada target implica un lenguaje y una estrategia. Para identificar a tu público, plantéate las siguientes preguntas:

• ¿Quiénes se benefician realmente de mi contenido o producto?

• ¿Qué características generales tienen (edad aproximada, intereses, ocupación)?

• ¿Qué problemas o desafíos enfrentan en el día a día?

Responder estas preguntas te dará una base para dirigir tus esfuerzos y, más adelante, recopilar más información de manera directa.

Crea formularios de suscripción más detallados

No tengas miedo de pedir datos adicionales en los formularios, pero hazlo con cautela. Nadie quiere verse bombardeado con mil preguntas. Sin embargo, incluir un campo sobre preferencias temáticas o intereses principales puede ayudarte a agrupar mejor a tu audiencia. Lo ideal es no hacer un formulario interminable, sino solo lo justo para empezar a segmentar tu lista. Por ejemplo, podrías tener campos como:

• Nombre (o apodo)

• Correo electrónico

• Intereses principales (pueden ser opciones predeterminadas: marketing, arte, recetas, productividad, etc.)

Más adelante, ya que tu lista crezca, podrías crear encuestas o cuestionarios voluntarios para quienes quieran contarte más sobre sí mismos. Esto enriquecerá tus datos y te permitirá redactar correos más personalizados.

Segmentación inteligente

Cuando ya tengas un número decente de suscriptores, empieza a agruparlos según ciertos criterios. No es lo mismo mandarle un correo a alguien que acaba de suscribirse y aún no te conoce bien, que a una persona que ya ha comprado o descargado varios recursos tuyos. También es diferente enviarle algo a un joven universitario versus a un profesional con 15 años de experiencia. La segmentación puede hacerse por edad, ubicación geográfica, intereses o interacciones previas (por ejemplo, quiénes abrieron correos pasados y quiénes no).

La segmentación es el corazón de la personalización de correos electrónicos. Si lo llevas a cabo adecuadamente, podrás ajustar el tono y el contenido de manera que cada segmento reciba mensajes que de verdad le resulten útiles o entretenidos. Y, a la larga, eso se traduce en mejores tasas de apertura y clics.

Interacción y retroalimentación

No te quedes solo con la información inicial. A lo largo del tiempo, envía correos que inviten a responder directamente con dudas, sugerencias o comentarios. Cuando la audiencia ve que estás abierto a escuchar, es más probable que te cuenten qué les gusta y qué no. También podrías programar un correo automático, tras un tiempo, para preguntar cómo va su experiencia con tu contenido. Esa retroalimentación es oro puro para seguir puliendo tu estrategia de personalización de mensajes.

Uso de datos para la personalización

Ojo: manejar datos personales es una gran responsabilidad. Aunque recopiles información valiosa, debes asegurarte de usarla de manera ética y segura. No es que te vayas a poner a espiar a la gente, sino que, con base en lo que ellos te han compartido y su comportamiento al interactuar con tus contenidos (clics, descargas, aperturas, etc.), puedas ajustar el enfoque de tus correos.

Cómo aprovechar datos de interacción

Supón que tienes la siguiente información de un suscriptor:

• Fecha en que se unió a tu lista

• Correos abiertos en los últimos meses

• Clics realizados en ciertos enlaces

• Tipo de contenido que mayormente consume

Con esos datos, podrías enviarle una secuencia de correos enfocados en los temas que más le interesan o, si notas que ya no interactúa tanto, podrías mandarle un correo de reenganche, preguntándole si sigue interesado en recibir tus mensajes y ofreciéndole otras opciones de contenido.

Otro ejemplo: si sabes que cierto grupo de personas revisa con frecuencia tus artículos sobre un tipo específico de tutorial, podrías crear un correo con un tema más avanzado o un “truco secreto” para quienes están interesados en ese nicho. Así, cada lector sentirá que recibe algo que encaja con sus preferencias. Esto hace que el marketing por correo electrónico se vuelva mucho más cercano y menos intrusivo.

Mensajes por fecha especial

En ocasiones, pedir la fecha de cumpleaños (solo si el suscriptor quiere compartirla) te puede ayudar a mandar un detalle especial o un saludo el día de su fiesta. No forzosamente tiene que ser un regalo, basta con un mensaje amistoso que diga: “¡Feliz cumple! Esperamos que la pases increíble. Queríamos darte las gracias por seguir siendo parte de nuestra comunidad”. Ese tipo de correo puede parecer sencillo, pero genera un efecto emocional muy positivo, porque demuestra que hay un equipo humano detrás de la pantalla, atento a esos detalles.

Del mismo modo, podrías usar la fecha de suscripción para mandar un “¡Feliz aniversario de estar en nuestra lista!” con algún beneficio adicional o un agradecimiento por la lealtad. Lo importante es no abusar de estos momentos especiales y mandar correos sin sentido, pues la idea es que mantengas un equilibrio y no termines en la carpeta de spam por exagerar con los envíos.

Evitar la hiper-segmentación

Aunque se habla mucho de la segmentación, no caigamos en el error de exagerar. Si divides a tu audiencia en grupos diminutos y creas 20 variantes del mismo correo, podrías agobiarte y perder la uniformidad de tu marca. Apunta a un nivel de segmentación práctico y manejable. Usa los datos de forma que te ayuden a personalizar lo más esencial: asunto, saludo inicial, contenido principal y una llamada a la acción que encaje con cada grupo. Pero tampoco te vuelvas loco intentando crear correos ultra adaptados a cada detalle de cada suscriptor, porque se te puede escapar la coherencia general.

Lenguaje cercano y tono de voz

A veces, creemos que para sonar profesionales hay que hablar con un estilo muy rebuscado y lleno de palabras rimbombantes. Eso podría funcionar en contextos muy académicos o legales, pero en la mayoría de los casos, lo que tu público busca es un mensaje que pueda entender sin tener que googlear cada término. Crear emails más humanos implica hablar como lo harías en una conversación normal, con un tono accesible y cálido.

Por ejemplo, en lugar de decir: “Estimado usuario, nos complace informarle que hemos procedido a añadir nuevas funcionalidades en nuestra plataforma virtual para su mayor comodidad”, podrías probar algo como: “¡Hola, María! ¿Cómo andas? Tenemos noticias emocionantes: añadimos nuevas funciones en tu cuenta para que sea aún más fácil de usar. Échales un ojo cuando puedas”.

Si notas, el segundo ejemplo suena más amigable, como si le contaras una novedad a un colega. Ese cambio de enfoque marca la diferencia entre un correo que se siente robótico y otro que parece escrito por una persona que se preocupa por ti.

Introduce anécdotas o historias

Uno de los trucos más poderosos para escribir correos que enganchen es el storytelling. Incluso si tu correo es corto, puedes incluir una pequeña historia o anécdota personal que ilustre el punto que quieres tratar. Por ejemplo: “Este fin de semana me puse a hacer limpieza y me encontré con un cuaderno de notas del 2010. Descubrí que había un boceto de lo que ahora se ha convertido en nuestro recurso más popular. Me di cuenta de que, incluso con ideas en bruto, se puede lograr algo increíble con un poco de paciencia”. Eso genera un sentido de cercanía, porque estás abriendo un poco tu mundo y mostrando que hay una persona real detrás.

Usa un saludo individualizado

Muchas plataformas de correo te permiten incluir el nombre del destinatario en el saludo, algo tan simple como “¡Hola, [Nombre]!” en lugar de “Hola suscriptor”. Este pequeño detalle contribuye a que la persona no sienta que está recibiendo un mensaje más del montón. Por supuesto, asegúrate de que, en caso de que la persona no haya llenado el campo de nombre, el correo tenga una alternativa genérica agradable, como “¡Hola!”.

Inyecta un poco de humor (cuando sea apropiado)

Un chiste breve, un comentario desenfadado o un emoji bien colocado puede dar un toque de frescura a tu correo. Por ejemplo, si estás anunciando un nuevo artículo, podrías decir: “Hoy te traigo algo que me tiene hypeado al máximo (y eso que todavía no he tomado mi segunda taza de café)”. Solo ten cuidado de no sobrecargar tus correos con bromas, ni de usar humor inapropiado. La línea entre lo divertido y lo ofensivo a veces puede ser muy delgada.

Herramientas y recursos para la personalización

Existen muchas herramientas de email marketing que te permiten automatizar correos, segmentar listas y usar etiquetas personalizadas. Aunque no vamos a recomendar nombres específicos, sí te sugiero investigar sobre servicios que incluyan las siguientes funciones:

1. Automatización de campañas: Para programar secuencias de correos según el comportamiento del usuario o fechas clave.

2. Segmentación avanzada: Que te permita crear grupos basados en ciertos criterios (intereses, nivel de interacción, ubicación, etc.).

3. Inserción de campos dinámicos: Por ejemplo, para poner el nombre del destinatario en el asunto o en el contenido.

4. Análisis y reportes: Indispensable para ver las tasas de apertura, clics y conversiones y así ajustar tu estrategia según los resultados.

5. Opciones de personalización del diseño: Para que puedas adaptar la apariencia de tus correos de forma sencilla, añadiendo tu toque único.

La clave está en que encuentres un servicio que te resulte amigable y que se ajuste a la magnitud de tus listas de correos y a las necesidades que tengas en cuanto a personalización. Pero al margen de la herramienta concreta que uses, recuerda que la comunicación cercana viene dada por tus palabras y la relevancia de tu contenido, no solo por la plataforma que elijas.

Errores comunes al personalizar correos

Hablar de todo lo positivo es útil, pero también conviene advertir sobre los errores o tropiezos más frecuentes que solemos cometer cuando queremos crear emails más humanos.

Uso abusivo del nombre del destinatario

Colocar el nombre de la persona en varias partes del correo, incluso en lugares donde no encaja, puede resultar forzado. No es lo mismo leer: “Hola, Marta. Espero que estés bien. Marta, hoy queremos contarte algo importante. Marta, no te pierdas nuestra nueva guía…” que recibir un correo fluido donde el nombre aparezca una o dos veces y ya. El uso excesivo del nombre hace que el correo se sienta artificial.

Prometer demasiado

Otro gran error es ofrecer algo demasiado bueno para ser cierto. Aunque queramos personalizar el correo, no podemos pintar castillos en el aire. Si envías un asunto del tipo: “Pedro, esta es la clave de tu éxito inmediato”, y luego el contenido no aporta nada real, perderás credibilidad. Mantén un equilibrio entre llamar la atención y cumplir con la promesa. La conexión con la audiencia se basa en la confianza, y la confianza se rompe cuando exageras o engañas.

Olvidar la versión de texto plano o la accesibilidad

Aunque la mayoría de las personas ahora abre el correo en clientes que soportan HTML, no debemos olvidar que algunos lectores podrían necesitar una versión más sencilla del correo, sobre todo si tienen alguna discapacidad visual o si su conexión es lenta. Asegúrate de que el correo sea accesible y no contenga solo imágenes con texto incrustado, ya que eso puede complicar su lectura. Personalizar también implica considerar las necesidades de todos tus suscriptores.

Ser demasiado insistente

El ansia por personalizar los correos no debe llevarte a bombardear a tu audiencia con demasiados mensajes. Aun cuando tus correos sean útiles y atractivos, si envías demasiados en un corto periodo de tiempo, corres el riesgo de acabar en la carpeta de spam o, peor aún, que tus suscriptores se den de baja. Dosifica bien la frecuencia. Si ves que tu público responde bien a un correo semanal, no subas la frecuencia a cuatro o cinco solo por la emoción de personalizar. Mantén una cadencia saludable, y si planeas aumentar, hazlo con cautela y justifícalo.

FAQs sobre correos personalizados

A lo largo del tiempo, es normal que surjan dudas comunes respecto a cómo humanizar el correo electrónico y sacarle provecho. Aquí te dejo algunas preguntas frecuentes que, seguramente, te ayudarán a aclarar ideas.

¿Cuánto debo personalizar mis correos para que sean efectivos?

No hay una regla fija, pero lo esencial es que tu mensaje encaje con los intereses y características generales de tu audiencia. El uso del nombre, la segmentación y un contenido relevante suelen ser los pilares básicos. Evita caer en el exceso y en la obsesión de personalizar cada detalle, porque podría volverse inmanejable.

¿Debo incluir siempre el nombre del suscriptor en el asunto?

No siempre es obligatorio. A veces, puede ser útil poner el nombre para generar cercanía, pero en otras ocasiones un asunto creativo funciona mejor. Lo recomendable es hacer pruebas A/B para ver qué tipo de asunto obtiene mejor tasa de apertura en tu caso específico. Si notas que tu audiencia responde bien a los asuntos con su nombre, adelante. Si no ves mejora, prioriza la creatividad y la relevancia del contenido.

¿Cómo puedo obtener más datos sin parecer entrometido?

La transparencia es la clave. En lugar de pedir datos desde el principio, podrías ir implementando encuestas opcionales a lo largo del tiempo. Dile a tu audiencia que esos datos son para brindar un mejor servicio o mejores contenidos. Explica para qué usarás la información y deja en claro que no es obligatorio que te la den. Con ese enfoque honesto, muchos estarán más dispuestos a compartir sus preferencias.

¿Qué tono de voz funciona mejor para correos personalizados?

Depende de tu marca y de la audiencia. Si tu nicho es muy profesional y formal, probablemente un tono demasiado relajado no funcione. En cambio, si tu marca es juvenil y fresca, un tono muy serio te alejará de tus lectores. Encuentra un punto medio que refleje tu identidad y, al mismo tiempo, resulte cercano. Haz pruebas y ve midiendo la respuesta de la gente; así encontrarás el equilibrio ideal.

¿Cómo evitar que mis correos terminen en spam?

Además de trabajar en la personalización, es importante tener buenas prácticas técnicas: autenticar tu dominio con protocolos adecuados, cuidar el HTML, evitar saturar de palabras que los filtros asocien con spam y no mandar correos de forma exagerada. Pide a tus suscriptores que te añadan a su lista de contactos de confianza si lo consideran pertinente. Y, por supuesto, mantén la reputación de tu dominio evitando el envío masivo a personas que no solicitaron tus contenidos.

¿Qué hago si nadie contesta mis llamadas a la acción?

Puede haber varios motivos. Tal vez tu llamada a la acción no es clara, no está en un lugar visible o el contenido no es tan atractivo como creías. Revisa si el texto explica bien por qué deberían hacer clic, qué obtendrán al hacerlo y cómo les ayuda. A veces, un simple cambio en el botón (en lugar de “Haz clic aquí”, poner algo como “Descarga tu guía ahora”) hace la diferencia. También examina cuántos enlaces incluyes. Si pones muchos, puedes generar confusión.