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Todoist: Mejora la Productividad de tu Empresa

La organización y la gestión eficiente del tiempo son esenciales para el éxito, especialmente para pequeñas y medianas empresas (Pymes) y emprendedores. Todoist es una herramienta que puede transformar la forma en que gestionas tus tareas y proyectos, mejorando significativamente tu productividad. En este tutorial, te guiaré paso a paso para que aproveches al máximo Todoist y optimices la gestión de tu empresa.
¿Qué es Todoist?
Todoist es una aplicación de gestión de tareas y proyectos que permite a los usuarios organizar, planificar y realizar un seguimiento de sus actividades diarias. Es una herramienta flexible que se adapta tanto a necesidades personales como profesionales, y es especialmente útil para emprendedores y pymes que buscan mejorar su eficiencia y productividad.
Paso 1: Registro y Configuración Inicial
Registro:
- Accede a la página web de Todoist: todoist.com.
- Regístrate: Puedes registrarte con tu correo electrónico o utilizar una cuenta de Google, Facebook o Apple.
- Configura tu cuenta: Personaliza tu perfil y ajusta tus preferencias para empezar a utilizar la herramienta.
Configuración Inicial:
- Descarga la aplicación: Todoist está disponible para diversas plataformas, incluyendo web, iOS, Android, Windows y macOS.
- Sincroniza tus dispositivos: Asegúrate de que tu cuenta esté sincronizada en todos los dispositivos que utilizarás.
Paso 2: Entendiendo la Interfaz
Panel de Control:
- Aquí verás un resumen de tus tareas pendientes, proyectos y actividades recientes.
Barra Lateral:
- La barra lateral te permite acceder rápidamente a tus proyectos, etiquetas, filtros y tareas.
Añadir Tareas:
- Utiliza el botón “+” para agregar nuevas tareas. Puedes hacerlo desde cualquier parte de la aplicación.
Paso 3: Creación y Organización de Proyectos
Todoist permite organizar tus tareas en proyectos, lo que es fundamental para mantener un orden claro en tus actividades empresariales.
Crear un Proyecto:
- Haz clic en “Añadir Proyecto”: Este botón se encuentra en la barra lateral.
- Asigna un nombre y color al proyecto: Elige un nombre que represente claramente el proyecto y un color para identificarlo fácilmente.
Organizar Tareas dentro del Proyecto:
- Añadir tareas específicas: Utiliza el botón “+” dentro del proyecto.
- Asignar fechas de vencimiento, prioridades y etiquetas: Esto te ayudará a mantener un seguimiento detallado de cada tarea.
Paso 4: Gestión de Tareas y Subtareas
Para mantener un control detallado de tus actividades, es útil desglosar las tareas en subtareas.
Añadir Subtareas:
- Haz clic en la tarea principal: Esto abrirá la vista detallada de la tarea.
- Utiliza el botón “Añadir Subtarea”: Desglosa la tarea en pasos más pequeños y manejables.
Asignar Fechas y Prioridades:
- Establece fechas de vencimiento y niveles de prioridad para cada subtarea, lo que facilitará el seguimiento y la ejecución ordenada de tus proyectos.
Paso 5: Uso de Etiquetas y Filtros
Las etiquetas y los filtros son herramientas poderosas para organizar y encontrar rápidamente tareas específicas.
Crear Etiquetas:
- Accede a la sección de etiquetas: En la barra lateral, encontrarás la opción de añadir etiquetas.
- Personaliza tus etiquetas: Crea etiquetas que te ayuden a categorizar tus tareas (ejemplo: “Urgente”, “Importante”, “Reunión”).
Aplicar Filtros:
- Utiliza filtros predeterminados o crea los tuyos: Los filtros te permiten visualizar tareas según ciertos criterios, como fecha de vencimiento, etiquetas o nivel de prioridad.
- Ahorra tiempo en la búsqueda de tareas: Con filtros adecuados, puedes encontrar rápidamente las tareas que necesitas completar primero.
Paso 6: Colaboración en Proyectos
Todoist permite la colaboración en equipo, lo que es ideal para proyectos empresariales.
Compartir Proyectos:
- Invita a miembros del equipo: Haz clic en “Compartir Proyecto” y envía invitaciones a través de correo electrónico.
- Asigna tareas a diferentes miembros: Facilita la delegación de responsabilidades y mejora la eficiencia del trabajo en equipo.
Comunicación y Seguimiento:
- Utiliza comentarios en tareas: Cada tarea permite agregar comentarios, lo que facilita la comunicación dentro del equipo.
- Realiza un seguimiento del progreso: Monitorea el avance de las tareas asignadas a cada miembro del equipo.
Paso 7: Integraciones y Automatizaciones
Todoist se integra con una amplia variedad de aplicaciones y servicios, lo que mejora su funcionalidad y la automatización de tareas.
Integraciones Populares:
- Google Calendar, Dropbox, Slack: Estas integraciones permiten sincronizar tareas y eventos automáticamente.
- Zapier: Utiliza esta herramienta para automatizar tareas recurrentes y ahorrar tiempo.
Automatizaciones:
- Crea flujos de trabajo automatizados: Con Zapier y otras herramientas, puedes automatizar la creación y gestión de tareas.
- Sincroniza con otras aplicaciones empresariales: Mejora la eficiencia y reduce la carga de trabajo manual.
Paso 8: Monitoreo y Revisión
Finalmente, es esencial revisar y monitorear el progreso de tus proyectos regularmente.
Vista de Progreso:
- Accede a la vista de progreso: Todoist ofrece una vista detallada del estado de tus tareas y proyectos.
- Evalúa el estado de cada tarea: Esta vista te proporciona una visión clara de qué tareas están pendientes, completadas o retrasadas.
Revisión Semanal:
- Programa una revisión semanal: Evalúa el avance de tus proyectos y ajusta tus planes según sea necesario.
- Ajusta tus estrategias: Basándote en la revisión, ajusta la prioridad de tareas y reasigna recursos si es necesario.
Todoist es una herramienta poderosa y versátil que puede transformar la manera en que gestionas tus tareas y proyectos. Su interfaz intuitiva y sus múltiples funcionalidades la convierten en una opción ideal para emprendedores y pymes que buscan mejorar su productividad. Siguiendo este tutorial, podrás aprovechar al máximo Todoist y llevar la organización de tu negocio al siguiente nivel. Implementa estos pasos en tu rutina diaria y observa cómo mejora la eficiencia y la gestión de tu empresa.